Tilbudsfrister

Tilbudsfristene ble endret ved ny anskaffelsesforskrift fra 1. januar 2007.

Åpen anbudskonkurranse	45 dager
Konkurranse med forhandling	30 dager

Hovedregelen for åpen anbudskonkurranse er at fristen til å levere tilbud minst skal være 45 [1] dager fra den dag kunngjøringen ble sendt til TED-databasen, jf. FOA § 19-1(1).

Fristen for mottak av forespørsler om å delta i forhandlinger etter § 14-3 [2] skal minst være 30 [3] dager fra den dag kunngjøringen ble sendt TED-databasen, jf. FOA § 19-4(1).

Oppdragsgiver plikter å fastsette frister som ikke er kortere enn de minimumsfristene som gjelder for den konkrete anskaffelsen. Oppdragsgiver kan derimot sette lengre frister enn minimumsfristene.

Ved fastsettelse av fristen skal det spesielt tas hensyn til kontraktens kompleksitet og tiden det tar å utarbeide tilbud, jf. FOA § 19-1(1).

I FOA § 19-1 annet og tredje ledd angis hvilke vilkår som skal være oppfylt for at tilbudsfristen enten kan forlenges eller forkortes.
Vekting av tildelingskriteriene

Det er gitt ny bestemmelse i forhold til vekting av tildelingskriteriene i anskaffelsesforskriften fra 1. januar 2007. Den nye bestemmelsen lyder som følger, jf. FOA § 22-2(2):

«Dersom tildelingen av kontrakten skjer på grunnlag av det økonomisk mest fordelaktige tilbud, skal det benyttes kriterier som har tilknytning til kontraktsgjenstanden. Dette kan for eksempel være kvalitet, pris, teknisk verdi, estetiske og funksjonsmessige egenskaper, miljøegenskaper, driftsomkostninger, rentabilitet, kundeservice og teknisk bistand, og tid for levering eller ferdigstillelse. Alle kriterier som vil bli lagt til grunn skal oppgis i kunngjøringen eller konkurransegrunnlaget. Oppdragsgiver skal angi den relative vektingen som gis hvert av kriteriene. Vektingen kan angis innenfor et område med et passende maksimalt utslag».

Det stilles altså krav om at oppdragsgiver på forhånd må vise hvordan de ulike kriteriene skal vektes i forhold til hverandre.

Denne endringen anses å være en vesentlig bedring av gjennomsiktigheten og forutsigbarheten for tilbyderne. Det vil i langt større grad enn tidligere være mulig å etterprøve om de forutsetninger for valg av tilbyder som blir lagt i starten av prosessen blir fulgt opp i tildelingsomgangen.

Både tildelingskriteriene og vektingen av dem skal være fastsatt på utlysningstidspunktet. Det er tilstrekkelig at man på dette tidspunkt har angitt en prosentvis vekting av hovedtildelingskriteriene, og ikke i forhold til alle undertildelingskriteriene.

Nedenfor følger et eksempel på en vektingsmodell med forklaring av de ulike elementer i vektingsmodellen.
Vektingsmodell

Formålet med en vektingsmodell er å komme frem til en samlet og tallfestet vurdering av et tilbud. Totalvurderingen skal reflektere kommunens egen vurdering av alle kriteriene, ved at hvert enkelt kriterium tillegges en vekt – som er felles for alle tilbud – og en score – som er spesifikk for det enkelte tilbud.

I vektingsmodellen skal fremkomme hvert hovedkriteriums relative andel av totalen, vist som % av 100 %. Deretter gis en score (på egendefinert skala), som representerer den subjektive verdifastsettelsen.

Etter å ha fastsatt vekt og score for hovedkriteriene, gjøres tilsvarende for underkriteriene (NB! Sum vekt for underkriteriene tilsvarer vekt for hovedkriteriet).

Tenker vi oss en vektingsmodell benyttet for Pensjonskontorets forslag til tildelingskriterier 2006 [4], vil denne kunne se slik ut:

	Vekt %	Score (1-6)	Veiet score (vekt * score)
Forsikringsteknikk
Pensjonskostnad
Premieutjevningsfellesskapet
Kapitalbinding
Sum forsikringsteknikk
Kapitalforvaltning
Avkastningsmålsetting
Selskapsform
Investeringsstrategi
Sum kapitalforvaltning
Administrasjon og service
Totalsum	100

Kontraktstidens lengde

Det er gitt nye bestemmelser om rammeavtaler som bygger på EUs direktiver om inngåelse av rammeavtaler og om prosedyrer for tildeling av kontrakter innenfor rammeavtalen.

En rammeavtale er en avtale som er inngått mellom en eller flere oppdragsgivere og en eller flere leverandører. Avtalen har til formål å fastsette vilkårene for de kontrakter som skal tildeles i en gitt periode, særlig mht. pris og evt. planlagte mengder, jf. FOA § 4-2, bokstav f.

I FOA § 15-1(4) står det som følger:

«Rammeavtaler kan ikke inngås for mer enn fire år, med unntak av tilfeller som er særlig berettiget ut fra rammeavtalens gjenstand».

Avtaler om kommunal tjenestepensjon kan ikke sies å komme inn under definisjonen av rammeavtale.

Ut i fra ovennevnte kan man ikke knytte spørsmålet om kontraktstidens lengde opp mot en regel på 4 år. Det er heller ikke andre regler som endrer spørsmålet om kontraktstidens lengde i forhold til tidligere forskrift.
Anskaffelsesrettslige prinsipper

Lov om offentlige anskaffelser (LOA) ble første gang vedtatt 16.07.1999. I medhold av § 11 ble det gitt en forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 15.06.2001. Anskaffelsesloven og anskaffelsesforskriften trådte i kraft 01.07.2001.

Både anskaffelsesloven og anskaffelsesforskriften bygger på EUs direktiver om offentlige anskaffelser. Norge er forpliktet til å innføre dette regelverket gjennom EØS-avtalen.

Regelverket om offentlige anskaffelser bygger i hovedsak på noen få grunnleggende prinsipper. Disse prinsippene følger av LOA § 5. Sentralt er her kravene til likebehandling, forutberegnelighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet. Dessuten skal en anskaffelse så langt det er mulig være basert på konkurranse, jf. LOA § 5(2).

Andre viktige bestemmelser finner man i FOA §§ 22-2, 22-3 jf. 20-16. Det slås i § 22-2 fast at tildelingen skal skje på basis av hvilket tilbud som er «det økonomisk mest fordelaktige» ut i fra et bredt sett av tildelingskriterier som listes opp i bestemmelsen. I § 22-3 slås fast prinsippet om at det skal gis begrunnelse. Fra denne bestemmelsen vises videre til § 20-16 der står at begrunnelsen skal være saklig og forsvarlig og i samsvar med angitte tildelingskriterier.

Som vist nedenfor har KOFA i sine avgjørelser 30.04.2007 kommet frem til at det forelå brudd på flere av disse prinsippene og bestemmelsene.
Avgjørelser i KOFA

Klagenemnda for offentlige anskaffelser (KOFA) fattet den 30.04.2007 to avgjørelser på området for anskaffelse av kommunal tjenestepensjon.

Klagenemnda slo her fast at lov om offentlige anskaffelser og forskrift om offentlige anskaffelser kom til anvendelse. KOFA har konkludert med at anskaffelsesreglene skal gjelde også i forhold til innkjøp av tjenestepensjon. Anbudsreglene skal altså gjelde fullt ut her, på samme måte som ved ethvert annet kjøp av varer eller tjenester.

Hovedkonklusjonene i de to sakene er videre som følger:

Sak 161/06

• Klagenemnda fastslo at lov om offentlige anskaffelser og forskrift om offentlige anskaffelser kom til anvendelse.
• Nemnda fant at kravene til likebehandling var brutt ved at kun en av tilbyderne var gitt anledning til å ha møter med innklagede, samt at kravet til etterprøvbarhet var brutt ved at det ikke var ført referat fra møtene.
• Videre fant nemnda at innklagede hadde brutt regelverkets krav til tildelingsevalueringen idet kontrakten ikke var tildelt på basis av en uttømmende evaluering av samtlige tildelingskriterier samt at forhold administrasjonen hadde funnet grunn til å rangere tilbudene på grunnlag av, ikke var vurdert.
• Regelverkets krav til begrunnelse var heller ikke overholdt.

Sak 159/06

• Nemnda fastslo at lov om offentlige anskaffelser og forskrift om offentlige anskaffelser kom til anvendelse.
• Nemnda fant at innklagede hadde brutt lovens krav til etterprøvbarhet og gjennomsiktighet ved at kommunen ikke kunne dokumentere kommunestyrets evaluering av tildelingskriteriene, hvorfor det fravek administrasjonens innstilling, samt hvilke forhold valgte leverandør hadde uttalt seg om i et formannskapsmøte.
• At det ikke var fremlagt dokumentasjon som viste at tilbyderne var gitt en tilfredsstillende begrunnelse for valget av tilbud og fravikelsen av administrasjonens innstilling, fant nemnda i strid med forskriftens § 3-8.

Klagenemndas avgjørelser er tilgjengelig på http://kofa.no/.

_____________________________________________
[1] Fristen ved åpen anbudskonkurranse ble endret fra 52 til 45 dager i ny anskaffelsesforskrift fra 1. januar 2007.

[2] Ved konkurranse med forhandling har oppdragsgiver et selvstendig ansvar for å vurdere om vilkårene for denne konkurranseformen er til stede i det enkelte tilfelle.

[3] Fristen ved konkurranse med forhandling ble endret fra 37 til 30 dager i ny anskaffelsesforskrift fra 1. januar 2007.

[4] Underkriterier ble her ikke benyttet. For å synliggjøre metodikken, fremkommer enkelte/deler av hovedkriteriene fra 2006 som underkriterier i vektingsmodellen, med 3 konstruerte hovedkriterier kapitalforvaltning, forsikringsteknikk og adminstrasjon og service